Creación de Contratos
Dentro del Módulo de Contratos de Mantenimiento, podrás simplificar las negociaciones con tus clientes y gestionar la información clave de los contratos vigentes. Con esta herramienta, podrás registrar los acuerdos establecidos en el contrato y acceder a toda la información relevante de manera centralizada, lo que facilita que cualquier miembro de tu organización pueda estar al tanto de los detalles del contrato. Optimiza tus operaciones de mantenimiento con esta solución integral.
1. Accede al módulo de "Contratos" desde el menú principal. Una vez dentro, encontrarás una tabla con la lista de contratos existentes. Para crear uno nuevo, da clic en el botón de "Crear Contrato" ubicado en la esquina superior derecha.
2. Al ingresar al módulo de Contratos, deberás llenar los campos requeridos, como el nombre del Cliente. Para facilitar esta tarea, contamos con una lista desplegable que contiene los clientes previamente creados en el módulo de Clientes. Si aún no has creado ningún cliente, puedes hacerlo rápidamente haciendo clic en el icono "+" que se encuentra al lado derecho de la lista desplegable de clientes. De esta manera, podrás registrar fácilmente la información de un cliente nuevo sin tener que salir del módulo de contratos e ir al módulo de Clientes. Agiliza el proceso de creación de contratos con esta funcionalidad intuitiva.
3. Al crear tu contrato, elige un nombre que lo identifique de manera clara. Te recomendamos utilizar información relevante de tu orden de compra, cotización o contrato, como el título, objeto, objetivo o descripción del mismo, para facilitar su identificación.
4. Para crear tu contrato, selecciona un código que lo identifique de manera clara y precisa. Te sugerimos utilizar información relevante de tu orden de compra, cotización o contrato, como el número o código si ya lo tienes. Si aún no dispones de uno, utiliza una codificación única que te permita obtener información clave del contrato fácilmente. Por ejemplo, si tienes un contrato con el cliente Caterpillar para un servicio de mantenimiento a todo costo y esta es la quinta negociación con ellos, podrías crear un código como "CAT-MTC-5". En este caso, "CAT" identificaría al cliente Caterpillar, "MTC" representaría el mantenimiento a todo costo, y el "5" indicaría que es la quinta negociación con ese cliente. Utilizar este tipo de código te ayudará a facilitar la identificación y gestión del contrato de manera eficiente.
5. Registro de monto del contrato.
Al crear tu contrato, asegúrate de registrar el monto de dinero contratado, considerando los valores sin impuestos. Te recomendamos utilizar la información relevante de tu orden de compra, cotización o el contrato establecido original enviado al cliente para realizar este registro de manera precisa y confiable.
6. Registro del tipo de mantenimiento contratado
En el proceso de registro, selecciona el tipo de mantenimiento según corresponda: preventivo, correctivo o todos. Es importante identificar claramente el tipo de contrato para una gestión adecuada de las actividades de mantenimiento
7. Registro del tipo de contratado.
Para especificar la naturaleza del contrato, elige la opción correspondiente en la lista desplegable del campo 'Tipo de Contrato'. Si es 'Cobertura Completa', indica que el contrato abarca mano de obra, repuestos, servicios externos y cualquier otro aspecto necesario. Por otro lado, si seleccionas 'Laboral', se entenderá que el contrato solo incluye mano de obra, sin otros componentes adicionales.
8. Registro de fecha de inicio del contrato.
En el registro del contrato, asegúrate de completar el campo de fecha para indicar el inicio de su vigencia. Es importante especificar la fecha a partir de la cual el contrato estará en efecto y será válido para ambas partes.
9. Registro fecha de terminación del contrato.
En el registro del contrato, asegúrate de completar el campo de fecha de terminación para indica la terminación de su vigencia. Es importante especificar la fecha a partir de la cual el contrato estará terminado y no será válido para ambas partes.
10. Agrega los activos que están asociados al contrato
Para incluir los activos que deseas asociar al contrato, haz clic en el botón 'Agregar' que se encuentra más abajo. En esta etapa, podrás seleccionar los activos que ya hayan sido previamente creados en el módulo de Activos, y que estén relacionados con el campo de clientes que registramos previamente en el contrato. De esta manera, garantizamos una gestión integral y efectiva de los activos asociados al contrato.
11. Selección de los activos al contrato.
Para vincular los activos al contrato, simplemente marca el checkbox correspondiente en la tabla. Además, puedes utilizar la herramienta de búsqueda y filtro para segmentar de manera ágil los activos que deseas asociar. Esta funcionalidad te facilitará la tarea de seleccionar los activos específicos que serán parte del contrato de manera eficiente.
12. Acciones masivas de los contratos.
En esta sección, puedes seleccionar el checkbox de cada contrato en la tabla y luego utilizar el botón 'Acciones' para desplegar la opción de 'Eliminar'. Esta función te permitirá eliminar contratos creados previamente que puedan no estar vigentes o que contengan errores de información. Mantén tu lista de contratos actualizada y organizada gracias a esta práctica herramienta de eliminación.
13. Botón de configuración en modulo contratos.
El botón de configuración, situado en la parte superior del módulo de contratos, te brinda la posibilidad de configurar las columnas de la tabla de contratos. Con esta funcionalidad, puedes ordenar, ocultar o mostrar las columnas según tus preferencias, lo que facilita una visualización más personalizada y eficiente de la información.
14. Opciones de vista Tabla contratos
Para configurar la vista de la tabla de contratos, simplemente marca los checkboxes de las columnas que deseas visualizar. Además, mantén presionado el clic sobre los 6 puntos que se encuentran en cada columna y desplázala hacia arriba o abajo para ordenarlas según tus preferencias. Esta funcionalidad te permite personalizar la presentación de la tabla de contratos de manera cómoda y eficiente.
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